Ce que fait une touche de supervision
À l'accueil, le téléphone sonne dans le bureau d'à côté et personne ne décroche. Vous savez que votre collègue est en réunion, mais vous ne pouvez rien faire : vous n'avez aucun moyen de reprendre cet appel. Une touche de supervision existe et peut vous aider.
Aussi appelée touche BLF, c'est une touche de votre téléphone réservée à un collègue. Son voyant vous montre en direct ce qu'il fait :
| Voyant | État de la ligne | Ce que vous pouvez faire |
|---|---|---|
| Éteint | Disponible | La ligne est libre : appelez ou transférez sans hésiter. |
| Clignotant | Ça sonne | Votre collègue est absent ? Interceptez l'appel d'un appui. |
| Allumé | En ligne | Déjà en communication : inutile de lui basculer un appel. |
Une seule touche vous donne donc quatre gestes : voir l'état d'une ligne avant d'y transférer un appel, appeler la personne d'un appui, lui transférer l'appel que vous avez en cours, et intercepter son appel quand le voyant clignote. Des fonctions qui faut gagner le plus de temps à l'accueil et au secrétariat.
Pourquoi passer par Cockpit plutôt que par le téléphone ?
La plupart des postes permettent de programmer leurs touches directement sur le combiné. Nous vous le déconseillons : cette configuration reste enfermée dans l'appareil. Le jour où le poste part en SAV ou change de bureau, tout est à refaire.
Programmée depuis Cockpit, la configuration est rattachée à votre ligne. Elle est conservée en cas de remplacement du matériel, et elle reste visible par nos équipes quand vous nous appelez pour un dépannage.
Accéder aux touches de votre poste
- Connectez-vous sur telephonie.cockpit.io.
- Descendez tout en bas de la page. Dans la colonne Informations personnelles, cliquez sur Mes numéros.
- Dans la fenêtre qui s'ouvre, repérez la ligne concernée — Téléphone Bureau si vous n'avez qu'un poste — et cliquez sur Paramétrer les touches.
- Sur l'écran Gérer vos téléphones, votre modèle apparaît en photo. Cliquez sur le bouton Modifier sous l'image.
- Cliquez sur la section Programmable keys pour la déplier : la liste de vos touches apparaît, numérotées Touche1, Touche2, et ainsi de suite.
- Cliquez sur la touche à programmer. Elle se déplie et révèle quatre réglages.
Régler la touche
- Dans Soft key action, choisissez Monitored Extension + Call Pickup. C'est cette valeur précise qui active à la fois la supervision et l'interception ; les autres ne donnent qu'une partie des fonctions.
- Dans Extension, saisissez le numéro à superviser. Une ligne interne comme un numéro externe fonctionnent.
- Passez Use Subscriber Name as Label sur No, puis saisissez dans Titre le libellé qui s'affichera à l'écran du poste : un prénom, ou un nom de service. Laissé sur Yes, le champ Titre est ignoré et le poste affiche le nom enregistré sur la plateforme.
Enregistrer : le poste se met à jour tout seul
- Vérifiez que la case Mettre le(s) téléphone(s) à jour immédiatement lors de l'enregistrement ? est cochée, en bas de page.
- Cliquez sur le bouton vert Sauvegarder les modifications. Le voyant s'active sur le poste dans les secondes qui suivent.
Pour appliquer la configuration, le téléphone doit redémarrer — mais il le fait de lui-même, à condition que la case ci-dessous soit cochée. Vous n'avez aucune manipulation à faire sur l'appareil.
En revanche, le poste est indisponible pendant ce court redémarrage : quelques dizaines de secondes, pendant lesquelles il ne peut ni sonner ni appeler. Évitez donc de sauvegarder en pleine heure de pointe, ou sur un poste d'accueil en milieu de matinée. Si la case n'est pas cochée, la modification est enregistrée mais le téléphone ne la connaîtra qu'à son prochain redémarrage.
Le glossaire des touches
Cet écran n'est traduit qu'en partie : plusieurs libellés restent en anglais. Voici la correspondance, pour ne pas hésiter devant votre écran.
| Ce que vous lisez | Ce que ça veut dire |
|---|---|
| Programmable keys | Vos touches programmables, celles que vous pouvez configurer librement |
| Contextual keys | Les touches dont la fonction change selon ce que fait le téléphone |
| Soft key action | Ce que fait la touche |
| Monitored Extension + Call Pickup | Supervision de la ligne, et interception de ses appels |
| Extension | Le numéro à superviser |
| Use Subscriber Name as Label | Afficher le nom enregistré sur la plateforme plutôt que votre propre libellé |
| Titre | Le libellé affiché à l'écran du poste |
| Ajouter sidecar | Déclarer un module d'extension, ce bloc de touches supplémentaires qui se fixe à côté du téléphone |
Pourquoi certaines touches refusent de s'ouvrir ?
Deux explications, et aucune n'est un dysfonctionnement :
- Les touches fixes du téléphone. La première ligne de la liste correspond en général à des fonctions non personnalisables, câblées dans l'appareil.
- Un verrouillage volontaire. Nous avons la possibilité de bloquer certaines touches précisément pour empêcher leur modification. Si une touche stratégique résiste, c'est probablement un choix de configuration : demandez-nous avant d'insister.
Deux boutons à ne pas confondre
L'écran propose deux réinitialisations qui n'ont pas du tout la même portée :
- Le bouton Réinitialiser, à droite d'une touche dépliée, ne remet que cette touche à son état d'origine. Sans danger.
- Le bouton Réinitialiser tous au défaut, en bas de page, remet l'ensemble des réglages du poste à zéro — toutes vos touches comprises. À éviter, sauf si c'est précisément ce que vous cherchez.
Utile aussi : Tout développer ouvre toutes les sections d'un coup, et le champ Filtrer les paramètres… en haut à droite retrouve un réglage par son nom quand la liste est longue.
Combien de touches puis-je programmer ?
Cela dépend de votre modèle. Par exemple un Snom 715/D715, offre cinq touches programmables. Les gammes supérieures en proposent davantage, et un module d'extension — le sidecar — ajoute un bloc entier de touches lorsque cinq ne suffisent plus, typiquement à un poste d'accueil qui supervise toute l'entreprise.
Un doute sur votre modèle ? Son nom s'affiche en haut de l'écran de configuration, et sa photo apparaît sur la gauche.
Si vous devez appliquer la même configuration à dix ou vingt téléphones identiques, ne le faites pas poste par poste : la plateforme permet de créer un modèle de configuration et de l'appliquer en masse à tous les équipements du même type. Cette opération se fait au niveau administrateur — c'est notre travail, appelez-nous plutôt que d'y passer votre après-midi.
Les questions qu'on nous pose le plus souvent
Comment programmer une touche de supervision depuis Cockpit ?
Ouvrez Mes numéros en bas de page, cliquez sur Paramétrer les touches, puis sur Modifier sous la photo de votre poste. Dépliez Programmable keys, choisissez une touche, réglez Soft key action sur Monitored Extension + Call Pickup, saisissez le numéro à superviser, donnez un titre, puis sauvegardez.
Faut-il redémarrer le téléphone après avoir programmé une touche ?
Vous n'avez rien à faire : le poste redémarre tout seul pour appliquer la configuration, dès lors que la case Mettre les téléphones à jour immédiatement lors de l'enregistrement est cochée. Prévoyez simplement qu'il soit indisponible quelques dizaines de secondes, le temps du redémarrage.
Comment forcer le redémarrage d'un téléphone Snom ou Yealink ?
C'est le réflexe à avoir si une touche que vous venez de programmer ne s'active pas, ou si la case de mise à jour immédiate n'était pas cochée au moment de la sauvegarde. La manipulation se fait sur le clavier du poste et ne touche pas à votre configuration :
- sur un Snom, composez **#* ;
- sur un Yealink, faites un appui long sur la touche X, puis un appui court sur OK.
Dans les deux cas le téléphone redémarre et recharge sa configuration. Comptez quelques dizaines de secondes d'indisponibilité.
Qu'est-ce qu'une touche BLF sur un téléphone IP ?
BLF signifie Busy Lamp Field. C'est une touche dont le voyant indique en temps réel l'état de la ligne d'un collègue : libre, en train de sonner, ou en communication. Elle sert aussi à appeler cette personne, à lui transférer un appel ou à intercepter le sien.
Pourquoi certaines touches ne sont-elles pas modifiables ?
Soit il s'agit des touches fixes du téléphone, non personnalisables par nature, soit elles ont été volontairement verrouillées pour empêcher leur modification. Dans le second cas, c'est un choix de configuration : appelez-nous plutôt que d'insister.
Puis-je superviser un numéro qui n'appartient pas à mon entreprise ?
Oui, le champ Extension accepte aussi bien une ligne interne qu'un numéro externe. La supervision de l'état de la ligne, en revanche, est d'autant plus fiable que le numéro appartient à la même plateforme téléphonique que la vôtre.
Vaut-il mieux programmer les touches sur le téléphone ou depuis Cockpit ?
Depuis Cockpit. La configuration est alors rattachée à votre ligne et non à l'appareil : elle survit à un remplacement de poste et reste consultable en cas de dépannage. Programmée sur le combiné, elle disparaît avec lui.
Pour tout le reste, nous sommes là
Ces manipulations sont à la portée de tous vos collaborateurs, et c'est bien l'intérêt : l'autonomie sur le quotidien, l'expertise disponible quand ça compte vraiment.
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